覚えるだけで業務短縮！使ってみよう！ショートカットキー

産業看護職にとって必須といえるPC作業。
しかしながら不慣れな作業で「多くの時間がとられてしまう…」とお悩みの方も多いのではないでしょうか？今回はPC作業を効率的に進めるために、様々な場面で使える「ショートカットキー」と「条件付き書式」を紹介していきます。

エクセルでショートカットキーを使ってみよう

エクセルでショートカットキーを使うとどのくらい作業が早くなるのか、以下の8工程を実際に行って、検証しました。

1. エクスプローラーからエクセルを開く
2. 新しいエクセルを開く
3. 画面を二分割にする
4. データをすべて別のシートにコピペする
5. 「戻る」「やり直し」
6. セルに色を付ける
7. 名前を付けて保存する
8. 印刷

その結果は･･･
ショートカットキーを使う → 1分37秒
ショートカットキーを使わない → 2分49秒

この検証により、ショートカットキーを使用したほうが、1分以上の業務短縮につながることがわかりました。

それでは実際に使用したショートカットキーを、工程別に見ていきましょう。

今回の検証8工程の中には、上記10個のショートカットキーが登場しました。覚えることで確実に作業が早くなります。

さらに業務で役立つショートカットキー

次にエクセル以外の業務で役立つショートカットキーを紹介します。
フォルダ操作でもショートカットキーを使用することで、時間短縮につながります。

まとめ

今回はショートカットキーをテーマに活用方法を紹介しました。まずは1つからでいいので、少しずつ使う習慣を身につけていきましょう。よく使うものはふせんなどにメモを残して、適宜見ながら使っていくのもおすすめです。

おまけ（エクセルの条件付き書式）

最後におまけとして、エクセルの条件付書式の使い方を紹介します。
例えば、下記のような健康診断結果表で総合判定毎にセルの色を自動で付けたいときなどに便利なのがエクセルの条件付書式です。

まず、上記表を例にして、総合判定がDであれば黄色、Eであれば赤色になるように条件を設定してみます。

1. 適用範囲を選択する（ex. 総合判定が入るセル全体を選択）
2. エクセルの上中央辺りにある「条件付き書式」を選択
3. 「セルの強調表示ルール」を選択
4. 「規定の値に等しい」を選択
   ※ ここまでの流れでセルの内容が◯だったら✕にする、と設定できます。
5. 出てきた画面の左側にセルの内容を入力（ex. D）
6. 右側で何を(セル色、文字色等) 何色にするか選択（ex. 塗りつぶし、黄色を選択）
   ※「ユーザー書式の設定」にすると自分で色を選べます。

これで今回の設定は完了です。

次は、下記のような表を使用し、✔の欄に“✔”を入力すると行全体がグレーに変わるような条件書式を設定してみます。

1. 先ほどと同様に、適用する範囲を選択します。（ex.目次の行以外全体を選択）
2. 「条件付き書式」を選択
3. 「新しいルール」を選択
4. 「数式を使用して、書式設定するセルを決定」を選択
   ※ ここで自分の好きなルールで設定ができる。
5. 数式を入力（ex.=$C8=“✔”） 　
   ※数式に使用している“$”は“固定する”という意味。この場合、Cは固定される設定になります。これを絶対参照と言います。
6. 次に下の書式の欄から書式を設定（ex. グレーを選択）

これで設定は完了です。

表の内容が拡大していくような場合には、あらかじめ最初の範囲設定を大きめにしておくと、追加した部分にも同様に適用できます。

◎すでに条件付き書式が適用されているエクセルの条件を確認したい場合

1. 「条件付き書式」を選択
2. 一番下にある「ルールの管理」を選択

これで現在の条件を確認することができます。

以上、条件付き書式の主な設定の仕方を紹介しました。
健康診断の受診状況や結果など、多くのデータを用いて管理している現場も多いと思います。条件付き書式を使うことで、手動で行っていたことが自動でできるようになるため、対応漏れ・入力ミスなどの事故防止にもつながります。PC作業は、便利機能を活用することで格段に早くなります。少しずつ覚えて業務効率化を目指しましょう。