健診クリニックによって、予約業務の負荷が変わる。正しい選び方とは？

通常、従業員の定期健康診断は「前年度に受診した健診クリニックを利用する」ことが基本です。しかし、感染対策の影響で例年通りとはいかず、新たに選定が必要になることも。

• 感染防止対策によって従来の健診クリニックでの受診時期がずれてしまう
• テレワークの影響で、従業員の自宅に近い健診クリニックを選ぶ必要が出てくる
• 会社の規模が拡大したことで、本社・支社で管理しやすい健診クリニックの選定が必要になる

そこで当記事では、健診クリニックを選定する4つのコツを解説します。自社に合う健診クリニックを効率良く探し、スムーズに予約業務ができるように準備を進めていきたい方は、ご一読ください。

自社に最適な健診機関・クリニックを選定する4つのコツ

健診クリニックを選定するにあたり、重視しておきたいポイントは以下の4つです。

特に、予約方法やレスポンスの早さは、予約にかかる時間に直結します。それぞれ詳しく見てみましょう。

【コツ1】健康保険組合が指定している健診クリニックか

健診クリニックによっては、健康保険組合から補助金が出ます。企業の負担を減らすには、補助金の対象になっている健診クリニックを選ぶことが重要です。

とはいえ、補助の対象になる健診クリニックの中でも、健康保険組合が指定しているところと、指定していないところで対応が異なります。違いを見てみましょう。

健康保険組合が指定している健診クリニックを選択すると、健康診断受診後の申請業務が楽になることも。必要な結果や情報だけは教えてもらいつつ、手間のかかりがちな補助金申請の負担を減らすことが可能です。

一方、健康保険組合が指定していない健診クリニックでも、別途申請すれば補助を受けられます。

続いて、健診クリニックを選ぶ際に知っておきたい、おすすめの予約方法を紹介します。

【コツ2】健診クリニックの予約方法はやりとりしやすいか

など、健康診断の予約はやりとりがとても多いです。なかでも健診クリニックとのやり取りは、業務負荷に直結します。

では、どういった連絡手段を使えばスムーズに予約が取れるのでしょうか。連絡手段別に、特徴を挙げてみました。

「メール > 電話 > FAX ≒ Webフォーム」の順で楽になりやすいので、メールで予約ができる健診クリニックが近くにないか、確認してみると良いでしょう。

また、「健診クリニックのレスポンスの早さ」にも注目しておくと、効率良く予約業務ができるようになります。詳しく見ていきましょう。

【コツ3】健診クリニックからのレスポンスは早いか

• 健康診断を予約するとき
• 健康診断の予約人数の枠を確保するとき
• 従業員の希望と合わずに再度予約を調整するとき

など、健診クリニックとやり取りが発生するタイミングはとても多いです。

また、

• 従業員ごとに健康診断の予約が必要
• 健康診断を受診する期日が法律で定められている

といった点を考慮すると、なるべくレスポンスが早い健診クリニックを選んでおきたいところです。

健診クリニックのレスポンスの早さは、実際に問い合わせをしてみるとわかります。受診時期や人数を伝えて、どれくらいで返信が来るか確認してみると良いでしょう。

また、健康診断のみを実施している「健診センター」は、連絡が早い傾向にあります。日程調整などのやりとりのスムーズさを重視したい場合は、最寄りの健診センターを選んでみてはいかがでしょうか。

【コツ4】健診結果は紙またはデータのどちらで送ってもらえるか

健康診断の結果は、

• 紙のみ送付されるケース
• データも送付してもらえるケース

に分かれるので、事前にデータで健診結果を送ってもらえるか確認しておくのがおすすめです。

なお紙の健康診断結果についても、

• 会社に送付してもらえる場合
• 従業員に送付してもらえる場合

に分かれるので、「従業員から健康診断の結果を受け取る手間を減らしたい」といった場合は、事前にどちらに送付されるのか確認しておきましょう。

なお、健診結果の入ったデータ（ExcelやCSV形式など）は、CD-ROMなどで会社に送付されます。担当者や産業医のみが確認できるよう、個人情報の取り扱いには注意しつつ、専用のフォルダに保存しておくなどの対応が必要です。

とはいえ、健診クリニックごとに届くデータを毎回フォルダに格納するのも、手間や時間がかかりますよね。健康診断のデータの共有は受け取りや共有の手間を省くには、クラウド型健康管理システム『Carely』がおすすめです。

Carelyには以下の機能が搭載されています。

Carelyを使うと、健診結果の受け取りやデータの共有に負担がかからなくなり、業務の効率化が可能です。健康診断に関わる業務をスムーズにしていきたい方は以下をご覧ください。

＼健診結果の共有も簡単／

ここまで健診クリニックを選定するときの4つのコツを解説しました。お伝えしたことを踏まえて、自社に合う健診クリニックの選定をしてみてください。

しかし、うまく健診クリニックを選定できたとしても、コースの選択や予約の効率化で悩むことも。続いて健康診断の効率化につながるポイントを質問形式で見てみましょう。

健診機関・クリニック選定後に考えたい、効率化につながる3つのこととは？

健診クリニックの選定後に「もっと業務の負担を軽くできないの？」と思うこともあるでしょう。そこで、健康診断業務でよくある質問を3つピックアップしました。

健康診断業務を効率化させたい方は、読み進めてみてください。

1.健康診断のコースは、どうやって選定すればいいの？

健康診断のコースは、大きく4つに分けられます。

• 法定項目（全部入り）
• 法定項目（一部省略）
• 法定項目 + オプション検査
• 人間ドック

どれを選ぶにせよ、労働安全衛生法第66条で定められている「法定項目を網羅したコース」を選ぶ必要があります。そのほか、選定する基準となるのが従業員の年齢や性別、働き方などです。

しかし、これまでもいろいろと検討した上でコースを選んでいたとしても、見直してみると不要なオプション検査まで実施していたといったケースも。

適正なコースを見極めて健康診断を実施していきたい方は、以下の記事をご一読ください。

2.健康診断の従業員予約を上手く進めるコツはない？

従業員数が多くなるほど、予約にかかる業務負荷は上がります。健康診断の予約時期になると、ほかにやるべき業務まで手が回らない方もいるのではないでしょうか。

健康診断の予約をスムーズに進めるコツは、以下の6つ。

以下で詳しくまとめているので、健康診断の予約業務を改善していきたい方はご一読ください。

3.健康診断の予約を代行してくれるサービスはある？

健康診断の予約は、外部に委託することも可能です。具体的にどのような予約業務を代行してもらえるのでしょうか。

また、健康診断の予約代行サービスの違いや選び方のコツについては、以下の記事にて詳しく解説しています。健康診断の予約を外部委託しようとお考えの方は、あわせてご一読ください。

健康診断業務の業務効率化をはかるなら、ペーパレス化もおすすめ！

健康診断の予約業務を一つ例に挙げても、健診クリニック専用の申し込み用紙が必要だったり、FAXでやりとりを行ったりと、なにかと紙が使われています。

さらに、受診後の健康保険組合への補助申請や産業医による就業判定など、またまだ紙を使った業務は多く存在するのが実情です。

しかし、従来通り紙で管理をする方法を続けていては、業務効率化を大きく進めることは難しいでしょう。そこでおすすめしたいのが、健康診断業務のペーパレス化です。

ペーパレス化で効率化できる業務内容と、実際に効果があった事例については『3分で分かる！ペーパレス健康診断』にて解説しています。

Web記事・ダウンロード資料それぞれ用意しておりますので、以下をご確認ください。

（ダウンロード資料は、社内の共有用としてご活用ください）

まとめ：スムーズに健診クリニックを選定して業務を効率良く進めよう

従業員の健康診断を実施する健診クリニックを選ぶコツを紹介しました。お伝えした4つのコツをもう一度おさらいしておきましょう。

• 健康保険組合が指定している健診クリニックの方が申請にかかる時間を抑えやすい
• 健診クリニックとのやりとりを減らすなら、メールでの予約が効率的
• 事前に、健診クリニックのレスポンスの早さも確認しておく
• 健診結果は、紙とデータのどちらで送ってもらえるか確認しておく

上記を考慮しつつ健診クリニックを選定すれば、業務負荷を抑えやすくなるのでおすすめです。しかしコツを意識しても、やはり健診担当者がしなければならない業務は残ります。

そこで、おすすめしたいのがクラウド型健康管理システム『Carely』です。Carelyを利用すると、これまで時間をかけてやっていた課題が解消され、業務の削減が期待できます。

健診クリニックの選定だけではなく、予約に関わる業務や受診後の対応もすべて対応可能です。「健康診断業務にかかっている負担を減らし、効率化をはかりたい」とお考えの方は、以下からお問い合わせください。

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