製造業の社員を支える健康管理。
働き方に合わせた臨機応変な対応とCarelyの活用で改革

別々のシステムでバラバラの健康関連データ。 一元管理を目指して出会ったCarely

2021年の7月にCarelyを導入開始。導入のかなり前からお問合せをいただいていたようですが、なぜ健康管理をシステム化しようとされたのでしょうか？

花上さん：

以前から使用している健康管理システムはあったのですが、健診結果データのみを取り込んでいるだけでした。面談の記録は、保健師や健康管理担当がそれぞれExcelに入力し保存。診断書は、また別にファイリングして保管していました。さらに、ストレスチェックは健康管理システムとは別のシステムを使用していました。それぞれが単体で連携していないため、実施時期になると、各種データをメンテナンスするところから始めなくてはならず、本当に大変な状況でした。

林：

それは大変でしたね。現在、健康管理のご担当は花上さんお1人なのですか。

花上さん：

はい、そうです。実は総務人事部に来る前は当社の受付をやっていました。その時はパートとして働かせていただいていたのですが、当時の総務部長から社員を勧められ3年前に正社員になり、健康管理の担当をしています。主に健康診断、インフルエンザ予防接種、ストレスチェック、産業医面談のやり取り、最近ではコロナ関連、その一貫で健康経営優良法人の認定取得など健康管理全般を1人で行っています。
業務をやり始めた時に、社員の皆さんの健康情報がバラバラでまとまっていなかったため、これではちゃんとした健康管理が出来ない！！と思い、まずは1つのシステムで、やりたいこと全てを網羅できるものはないのか・・・と探し始めたら、Carelyに出会いました。

Carelyの導入検討にあたって、決め手になったポイントはどこでしょうか？

花上さん：

新しい健康管理システムを導入するにあたり、2〜3社から話を伺って比較表を作りました。システムの使い方や、機能、デザインはもちろん、担当してくださるiCAREの皆さんが一生懸命対応してくださったこと、打合せ中の会話でも、御社のお仕事に誇りを持っていて、楽しんで仕事をされているのが皆さんから伝わってきましたし、私自身も皆さんからたくさんのエネルギーをいただきました。それも含め、私はCarelyを導入したい！と思い、私の熱い気持ちを上司に伝え、採用にいたりました。

林：

システムは勿論なんですが、「人」も決め手だったという事でしょうか？

花上さん：

本当にその通りです。最近はありがたいことに、健康経営について他の企業様と情報交換をさせていただく機会が増えてきて、同じ悩みを抱えている企業様もいらっしゃるので、「当社はCarelyを導入しましたよ。すごく良いですよ！」と他の企業の方にもお勧めしています。操作が簡単で、尚且つ「人」も良い。そして、常に新しい機能が更新されているので、欲しかった機能がどんどん追加されるところも非常に助かります。

林：

ありがとうございます！我々社員にとっても励みになり嬉しいです。

冒頭で、以前はバラバラに管理されていた面談記録ですが、Carelyを利用してどのような変化がありましたか？

花上さん：

以前は社員ごとの面談フォルダを作って、面談内容をWordに打ち込んで保存していました。診断書はPDF保存ではなく、ファイリングして保管している状況でした。このやり方だと時系列で見られなくて苦労しました。また、保健師と健康管理担当がそれぞれの書式で面談記録を保存していたため、確認したい時に見つけることが困難でした。
今年の4月からは、保健師にも面談記録をCarelyに直接記入してもらうようにしています。

林：

実際保健師の方が入力されるようになってからの連携はいかがですか？

花上さん：

保健師がいない時に私が面談対応をした場合は、面談内容をCarelyに入力しておくので、保健師がいらしたときに、「面談の詳細はCarelyに入力してあります。」と伝えています。
まだ記録自体は多くはたまっていませんが、履歴を一目で見ることができるのでとても便利です。

林：

では今はもう完全に、Carely内でやり取りをしているのですね

花上さん：

はい、以前のような管理方法はおこなっていません。診断書の取込みや、過去のデータをCarelyに移すなど、徐々に引っ越しを進めているところです。

製造業ならではのストレスチェックの悩みを、Carelyとアイディアで解決

導入後初めて実施されたストレスチェックについて、以前のシステムからの変更点やCarelyで実現できたことなどをお伺いしたいです。

花上さん：

先ほども申し上げましたが、健康管理システムとストレスチェックのシステムが連携していなかった為、1年に1度しか使用しないストレスチェックのシステムはメンテナンスからスタートでした。そして、開始するための設定も操作が細かく、PCに慣れていない私には、とても大変な作業でした。受検勧奨をするときは、未受検者のデータをダウンロードして、部署ごとに未受検者リストを作成し、各部署の上長へメールで送って催促をしていました。

林：

それは手間ですね。

花上さん：

そうなんです。
しかし、Carelyはアカウントが個人のメールアドレスなので、未受検者には直接メールを送ることができ、以前のように何度も受検者リストを作成することなくスムーズに進みました。
驚いたことに、今回はスタートして、なんと3日目で受検率が50％までになったんです！

林：

わずか3日で、全社員の半分の方が回答されたということですか。

花上さん：

そうなんです。弊社は製造業で、交代勤務があるため、チェック期間を3週間設けているのですが、最初の1週間で受検率が70％になりました。例年だと1週間で30％ほどだったので、Carely導入後の回答スピードには感動しました。

林：

それはCarelyのシステムが回答しやすい、スマホで回答できることと関係していますか？

花上さん：

それは大いにあると思います。
以前のシステムは社員番号がIDだったので、個人のメールアドレスの登録がありませんでした。その為、パスワードの再設定が個人では出来ず、管理側でリセットをしなければなりませんでした。そこでロスタイムが生じてきます。毎回、1割以上の方をリセットしていましたので、私自身の業務にも影響が出ていました。

林：

Carelyになってからは、皆さんスマホでも受検されてますか？

花上さん：

休憩時間に、スマホで受検してくれていると思います。
実はストレスチェック回答ページのQRコードを作成し、QRコードを載せた受検勧奨ポスターを作り、社員の皆さんが出入りするドアに貼りました。毎日通る場所だから嫌でも目に入りますし、休憩時間や退社時に、QRコードを読み取ってくれることを願いました。ポスターの効果もあって、受検してくれたのかもしれませんね。また、期間中社内ですれ違う方に、「ストレスチェックやってね～！」って声をかけて歩いていました（笑）

林：

ポスターで受検勧奨とは！素晴らしいアイディアと実行力ですね。
最近、Carelyを導入する製造業の企業様が増えていて、まさに工場でのストレスチェックをどう受検させるかという同じ悩みを持っていらっしゃいます。会社で個人のメールアドレスを持っていないからどう受検させたらよいか？という質問を受けることが多くなっています。今のポスターのお話も、業界ならではの施策として共有させていただきたいです。

花上さん：

あとはストレスチェックの回答ページのデザインが良いと思います。
質問と回答が全部1ページにまとまっていて、時間も2〜3分で終わるので、社員の方からも「やりやすくなったね」と言っていただきました。以前のシステムは1つの質問に対して答えていく形式だったので、同じ質問数でも多く感じて途中で嫌になってしまう人も多かったと思います。

林：

ページのデザインについては弊社のデザイナーチームが常に改善しようと考えているので大変嬉しいです。

花上さん：

また、以前のシステムでは10名以下の部署は集団分析で計測できませんでしたが、Carelyは3名以上（※5名以上を推奨）であれば、集団分析単位に設定できる点が大きな違いだと思っています。結果分析はこれからですが、弊社は10名以下の部署が多いので、今回は全部署の集団分析がしっかりできると期待しています。

Carelyはクラウドシステムゆえに、セキュリティは大丈夫なのかという質問をされることがあります。大成ラミック様は導入前に検討事項にあがりましたか？

花上さん：

はい、あがりました。
今は、IPアドレス制限を導入させてもらっているので、管理者（人事、保健師だけ）だけに制限をかけています。
弊社の情報システム部にも確認したので、セキュリティは大丈夫だと思います。

林：

そうですね。セキュリティのオプションとして、IPアドレスで管理者（人事、保健師だけ）に制限をかけて、それ以外は自由にアクセスさせるアレンジでご使用されています。これは他社様にも参考になると思います。

データの蓄積から分析へ。今後もトップと共に健康経営を推進

3年連続して取得されている健康経営優良法人のお取り組みについてお伺いします。取り組み始めたのはいつからなのでしょうか。

花上さん：

ストレスチェック導入をした5年前に、健康経営優良法人の取得を保健師から勧められて動き出したと聞いています。それから、以前担当していた方が準備を始め土台を造ってくださったので、私が担当になった年に初めて認定され、その後3年連続で認定取得しています。

林：

健康経営優良法人認定に、Carelyも活用いただけそうでしょうか？

花上さん：

Carelyには「タグ機能」や、「ファイブリングス・スコア」のような、色々な分析機能があるので、活用しています。

林：

具体的にはどのようにお使いですか？

花上さん：

タグ機能では、特定保健指導の対象者や、喫煙者をタグ付けしようと思っています。
弊社では毎年「たばこアンケート」を行っているので、去年の喫煙者、今年の喫煙者でタグをつけています。あとはBMIや血圧の数値が基準より上の人の判定に使用したりしています。

林：

どの数値も健康経営優良法人の申請時に必要な情報ですね。
健康経営を推進する為に、Carelyのありとあらゆる機能を使いこなしてくださってありがとうございます。より一層ご活用いただけるよう、これからも伴走させていただきたいと思います。
本日はありがとうございました。

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