Carelyに一元化する健康管理。理想的な面談連携でプライバシーも保護。

複数のシステムから、Carelyでの健康管理に一元化

操作性の良さと費用のバランスを評価して、大企業向けのシステムからCarelyへ移行。

林：

健康管理システムとしてCarelyを知ったきっかけと導入理由をお伺いできますか。

山本さん：

弊社は2017年に大手製薬会社から分社化しました。分社化により弊社単独での健康管理の体制を整える必要が生じたため健康管理システムを探し始めました。
元の会社ではカスタマイズ可能な大企業向けのシステムで健康診断結果を管理していたのですが、同様のシステムを導入することは費用的に難しい事情がありました。社員が270名ほどいるため紙やExcelによる手作業の管理は非常に大変です。特に健康診断結果を産業医や保健師と共有することを目的に選んでいて、Carelyに調べ着くまでは途方に暮れていました。

林：

他の健康管理システムと比較して何が決め手になったのでしょうか。

山本さん：

いくつか調べて話を伺っていたものの、使いづらそうな印象で導入には不安がありました。Carelyでは導入前に体験版をテスト操作してみて、非常に使いやすく、初期費用も比較的安価。ですので、導入理由は操作性と費用のバランスがポイントと言ってもいいです。他社が何百万とかかるところ、Carelyであれば稟議が通りやすい価格の範囲でしたので会社の承認も得やすかったですね。

管理の煩雑さ解消のため、ストレスチェックもCarelyに乗り換え。

林：

Carely導入から1年経って、ストレスチェックも乗り換えましたが、その理由をお聞かせください。

山本さん：

ストレスチェックは分社前に利用していたサービスを継続利用していました。メンタルヘルス相談とストレスチェックが付帯しているものです。健康管理システムとしてCarelyの継続利用は問題なく、むしろ他の重複しているサービスがもったいないと考えはじめたことがきっかけでストレスチェックもCarelyに一元化しました。費用がまとまることに加え、管理の煩雑さを解消したいことが理由です。

林：

どういった点が煩雑だと感じましたか。

山本さん：

従業員名簿の管理です。例えば、入退社の際に両方の名簿を修正したり、集団分析に必要なグループ編成を変更したり、両方を最新に保つことが正直煩雑です。費用面、名簿の管理の煩雑性、従業員情報の一元化、この３点からCarelyに一元化することを決めました。

安全衛生委員会で念入りに準備。Carelyのストレスチェックは結果的に好評でした。

林：

サービスの乗り換えにあたっては従業員様から不安の声があがるケースが聞かれます。Carelyでのストレスチェック実施にあたって、どのような対策や工夫をされましたか。

山本さん：

以前のサービスに付帯していたメンタルヘルス相談が利用できなくなると、不安に思う従業員がいることは予想されましたので、Carelyにも保健師・カウンセラーとの相談機能があることや産業医・保健師の連絡先、公的な相談窓口や健康保健組合の窓口を周知しました。
あとは、安全衛生委員会の参加者で事前受検を実施しました。その結果、Carelyに一元化することに好意的でしたし、従業員展開の際の注意点や説明方法についての意見を集約することができました。

林：

ストレスチェックを受検した従業員様からはどう言った声がありましたか。

山本さん：

以前のサービスは重厚なだけに質問数が100問ほどあり、あえて同じ質問が繰り返されるなど、結構面倒な面がありました。それもあって、Carelyは回答しやすく、ポチポチクリックしていけば回答できるので操作しやすい、一画面でできるから楽になったなど、好評でしたね。

課題だらけのExcel管理から、Carelyで理想的な連携を実現。

以前はデータがバラバラに置いてある状態。Excel管理では意思疎通も難しかった。

林：

続いて、産業医や保健師との連携についてどういった工夫があるか伺いたいです。まずは、Carelyの導入前はどういった連携の方法だったのでしょうか。

山本さん：

産業医は月に２回、保健師は業務委託で週1回来訪頂いています。当初はひたすら紙の健康診断結果を確認し、そこにチェックを入れたり、先生のハンコを頂いたりしていました。保健指導対象者はExcelのリストに記入して頂くのですが、どのファイルが最新なのか分からない、面談の優先順位付けなど、ファイルでの意思疎通が難しいので結局は口頭でやりとりしていましたね。

林：

Excel管理のよくある課題ですね。面談の準備はどのように対応されていたのですか。

山本さん：

紙ベースの健康診断の結果を鍵のかかる棚に入れて保管しておき、必要なタイミングで産業医に手渡していました。産業医面談の結果は個人情報を含むので、担当者だけがアクセスできる共有フォルダを利用していました。ただし面談の内容によっては人事にも共有できない、産業医・保健師だけで共有する情報もあるので、保健師は自分のノートに記入されていました。

林：

デジタル・アナログ、それぞれのデータがバラバラに置いてある状態だったんですね。

導入後は保健師とCarelyの画面上で連携し、面談管理を効率化。

林：

そういった健康データの保管と共有は、どのようにCarelyで利用を促したのでしょうか。

山本さん：

Carelyを導入後、産業医・保健師には自動抽出される面談候補者の中から優先度の高い順に選び、面談理由などの申し送りを入れて頂くようお願いしました。
私の方で面談の順番や空き時間を調整し、Carelyで面談予約をしておきます。そうすることで、保健師が朝来られた時にその日の面談対象者と過去の健康情報がCarelyで一覧化されているんですね。面談後は面談済みにステータス変更されるので、進捗把握がしやすくなりました。

林：

Excelでは管理しきれなかったことが、面談の優先度を判断して時間配分まで調整できているのですね。保健師がノートに記録した情報はどうなりましたか。

山本さん：

そうですね、Carelyの面談記録にある人事とも共有できるエリアと、産業医・保健師だけに共有できるエリアを使いわけて、以前の記録も少しずつノートからCarelyに転記して頂いているようです。

タイムラインによる作業記録で、従業員の個人情報は守りながら業務連携が可能に。プライバシーが守られる理想の連携。

林：

Carelyの導入前後で保健師の業務内容は変わりましたか。

山本さん：

保健師には実働6時間×月4回来訪頂いています。以前は面談室で行われていることがわからない状態でした。医療職の守秘義務もあるので、全て話せないですしね。今はCarelyのタイムラインで作業記録が見えるので、誰の面談がいつ終わったか、進捗は把握できています。

林：

なるほど、まさにCarelyの理想的な使い方です。無理に企業・人事側が従業員の個人情報に踏み込んだり、産業医・保健師の活動を把握したりすることは有意義な時間ではないですもんね。一番必要なことはハイリスク者への面談を見落とすことなくきちんと実施できているかです。Carely上で面談管理の利用状況がみて取れるので、本日はぜひそのポイントを伺いたいと思っていた次第でした。
本日はありがとうございました。

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