従業員の安心感醸成と人事労務の負荷軽減の両立を、Carelyの健診WEB予約で。

年間100名以上のハイペース採用とリモートワークの導入でCarelyの活用シーンは増加。

健康管理の業務はどのような体制で進められていますか。

川口さん：

人事部労務チームにて対応しています。今年の健康診断は私ともう一人の2名で進めました。

赤坂：

健康診断周りは2名で対応されているのですね。Carelyを導入いただいた2019年当時は従業員が50名程度だったかと思いますが、現在は何名ですか？

川口さん：

従業員数は現在は400名を超えています。特に今年は採用を強化していることもあり、この半年で2倍になりました。引き続き増員していく予定です。

赤坂：

年間で100名以上のペースで採用されているのは驚きです。労務担当としては結構なご負担かと思います。健康管理面で何か変化を感じますか。

川口さん：

そうですね。人数が増えている上に、リモートワークが中心になっていることで、以前より社員の皆さんの健康状態の把握の難易度はあがりました。社内コミュニケーションはslackが中心なのですが、そこだけでは拾いきれない部分があります。

そういった状況の中で、以前よりCarelyを活用するシーンは増えてきています。労務として従業員との面談や産業医と従業員との面談において、その情報の事前共有や準備、面談記録のストックと共有で特に活用させていただいています。産業医の先生にも全てCarelyに記録を残していただいているので、振り返りや連携がしやすい状態になっていますね。

赤坂：

産業医の先生は何かおっしゃっていますか。

川口さん：

社内ではslackや Google Workspace を用いて情報連携をすることが多いのですが、産業医の先生はいずれも使っていないこともあり、当初はexcelで面談シートを作りメールでお互い共有するやり方をしていました。それがいまはCarelyを使ってやり取りすることで、タイムラインでいつ誰の面談を実施したのかが表示されます。お互いの工数削減だけでなくシームレスな情報連携ができるようになり大変便利です。

Carelyの予約システム活用でオペレーションの工数極小化に成功した2021年の健康診断。

FAXに苦労した2020年の健康診断、コロナ禍で優先したことは

赤坂：

Carelyを導入いただいた背景を伺いたいです。当時は50名程度だった従業員が400名を超える勢いで増えていったことでやはり、業務の負担が出てきたからでしょうか。

川口さん：

Carely導入時は50名規模であり、その頃から健康管理業務の負担があったというよりも、当時は管理部門の人員が少なく、必然的にシステム化の思考が強かったと思います。Carelyを導入したのも必然でした。

赤坂：

健康診断の予約はCarelyで実施して今年で3回目です。2020年は地方拠点だけお任せいただき、東京本社だけ内製で実施されました。好きな医療機関を選んで従業員各自で受診する、という方針だったのでしょうか。

川口さん：

結果としてはそうしたのですが、もう少し詳しく背景を説明させていただくと、2020年の健康診断は当初4月～6月に、本社近くの医療機関で実施する予定で準備をしていました。しかし、コロナの影響もあって、効率性よりも従業員の皆さんの不安感を取り除くことを第一優先にしました。
たとえ人事労務の工数が増えても、安心を買えるのであれば良しと判断し、なるべく自宅に近いところで手配することを主眼に置き、事前アンケートも踏まえて関東一都三県で約30の医療機関を手配した結果、各自が自宅から近い機関を選択し、受診いただくことを可能にしました。

赤坂：

私も業務でやりとりがありますが、30の医療機関との調整、大変でしたよね。

川口さん：

正直とても大変でしたね。何が一番苦労したかというと、一つひとつの医療機関との予約調整のやり取りですね。基本的にはメールでしたが、医療機関によってはFAXのみというところもあり、その個別対応にとても苦労しました。
また、予約の後の社員への確認や受診の実施確認も工数がけっこうかかりましたね。

赤坂：

相当なご負担でしたよね。Carelyでは健診予約システムの開発にあたって、医療機関側にも利用を進めてきました。この度アンドパッド様に東京と地方拠点全てでCarelyの健診予約システムの利用を提案させてもらいましたが、内製された昨年と比べて利用いただける医療機関数は著しく減りました。

川口さん：

昨年に比べ従業員の皆さんが選択できる医療機関が減ることにつき、正直最初は利用しようか悩みました（笑）。ただ、対象人数が増大したこと、労務も従業員の皆さんもお互いに健康診断にかかる工数を効率化したい思いは同じなので、この先も考えてシステム化に踏み切りました。
昨年と比べて、新型コロナに対する感染予防方法についても明確になり、受診のための多少の移動について、心理的ハードルが下がってきたことも後押しとなりましたね。

赤坂：

リモートワークの事情もあって、利用できる医療機関を増やしたいという声は多いため、この8月にちょうどプランを改訂し、医療機関数もご要望に応じて増やすことが可能になっています。

川口さん：

それはとても嬉しいですね。リモートワークが続く環境下では、やはり自宅近辺で健康診断実施をしたいという従業員ニーズはより一層高まってくると思います。そういった声に寄り添っていきたい一方で、複数医療機関の手配は労務の工数をかなり圧迫してしまうという悩みもあるため、健診WEB予約システムの活用幅が広がるのは双方の満足度を高めることができます。どんどん増えていくことを期待したいです。

健診WEB予約システムを活用したオペレーションの成果は

赤坂：

健康診断の準備段階では川口様に主にご対応いただいていましたが、つまずく部分はありましたか。

川口さん：

実は健康診断の対応業務は前職でも経験がなく、今回が初めてでした。5月に予約を開始したのですが、7月中旬の時点で既に7割以上の方の受診が完了していることを考えると、最小限の工数で対応できたと思います。
ただ、健康診断や安全衛生の分野において、ある程度経験がないと難しいということは改めて思いました。その中でも、カスタマーサクセスの赤坂様には随時メールで質問や相談をさせていただけたので、その都度疑問を解消しながら進めることができ、とても助かりました。

赤坂：

ありがとうございます。まだマニュアルの整備が追いついてない面もありましたので、今後はさらに改善されていくと思います。

川口さん：

弊社からも適時要望を出させていただきましたが、Carely側で色々と検討の上、柔軟に対応いただいたので感謝しています。
健康診断の手配業務に関しては正直、大部分が「作業」になるので、できるだけ極小化したいオペレーションの一つです。そこにCarely利用の価値があると強く感じました。今後も担当者が迷うことなくスムーズに進めることができるよう、UI含めてもっと良くなっていくことを期待します。

赤坂：

そうですね、不慣れだと一つ一つ確認しながら進めるため大変な面もありますが、Carelyの操作面や健康診断の事後措置が楽になったということであればこちらとしても嬉しいです。

従業員にとってベストなことは何か、人事労務として大事にしたいこと

赤坂：

従業員様側から今回の健診予約システムを利用しての健康診断の予約・受診について何かフィードバッックはありましたか。東京拠点だと昨年と比較して受診可能な医療機関が減ったことに対して、など。

川口さん：

現時点で特に不満の声は上がってきてないですね。正直「会社が決めたことだから」と、いい意味でも悪い意味でもある種割り切って捉えてくれているが故に、意見が出にくい部分なのかなと考えています。
企業として健康管理業務は従業員の安全配慮義務の観点ですごく大切ですし、そのことを労務担当者として理解している前提で、従業員側の視点に立つと、本来すべきコア業務があり、それ自体に負荷をかけるようなことは極力避けたいというのも本音です。

赤坂：

なるほど、大事な視点ですね。

川口さん：

私たち労務チームは「安心していきいきと働くことができる就労環境を構築・運用しながら最適化し続ける」ことを一つのミッションとしています。
そのために、従業員から直接声がなくとも、自分たちで掲げた目標と照らし合わせて、ディスカッションしながら、もっと良くなる方法を模索し続けたいと思っています。従業員に寄り添う部分と、一方で寄り添いすぎて自分たちがバランスを崩して業務が回らないことで逆に不便をかけないように、落とし所を見つけながら。

Carelyで労務担当の課題解決は実現。今後はデータ活用を進めたい。

最後に、Carelyの今後の活用について教えてください。

川口さん：

Carelyを使う意義は従業員が増えるごとに膨大になるオペレーションを極小化できることで、それが一定実現できていることは有難いことです。さらなる有効活用についてはこれからアドバイスいただきたいですね。

赤坂：

業務効率化の実現はCarelyで何より推しているポイントで、そこに価値を感じていただけているのは嬉しいです。従業員の健康面では何か考えている施策はありますか。

川口さん：

例えば、残業時間からの因果関係についてはもう少し機械的にみてアラートを出していけたらと思います。数値データ有効活用している他のCarely導入企業の取り組みがあったら知りたいです。先々、Carely自体に各社の定量データの傾向値などがビックデータとして組み込まれ、システムの中で分析に活かせたらとても嬉しいですね。

赤坂：

おかげさまで導入企業ID数が増えてきて、やっとデータの分析ができる基盤が整ってきました。ぜひデータの活用についてもご期待いただければと思います。本日はありがとうございました。

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